開會，原意係促進溝通、協調進度，但現實係——好多時都變成時間黑洞。成班人坐埋一齊，唔係個個都關事，唔係個個都有嘢講，結果就係：唔關事嘅人浪費時間，關事嘅人被打斷節奏，整體工作效率反而下降。

根據美國《哈佛商業評論》一項研究指出，一間中型企業每年喺例行會議上花費超過1,500萬港元，當中包括人力成本、場地、準備時間、轉場時間等。另一項由美國德州大學研究發現，每次被打斷後，員工平均需要25分鐘先可以重新集中精神做返原本嘅工作。你諗吓，一日開幾次會，幾多個人被打斷幾次，生產力就咁被稀釋晒。

咁問題嚟啦：如果會議唔係必要，點樣可以有效取代？答案就係——一封清晰、有結構嘅mass email。

一封好嘅Email應該包括啲乜？
唔係叫你send封「FYI」就算，係要有內容、有方向、有行動。以下三個元素唔可以少：

1. 背景（Context）
簡單交代取消會議嘅原因，例如進度已穩定、上次已討論清楚、冇新事項等。如果係例行會議，記得講埋下一次會議預計會討論咩。

2. 行動項目（Action Items）
列出需要完成嘅任務，清楚指派負責人。例如：

• 完成報告初稿 — 阿強
• 整合客戶意見 — 阿May
• 更新PPT — 阿豪

記得將負責人名加粗，咁佢哋就唔會miss咗。

3. 資訊更新（Updates）
有咩新消息、進度、決策、或FYI資訊要通知大家？用bullet point列出，簡潔明確。

Email小貼士：點樣令人真係睇？

• 重要資訊放最前：唔好將背景、行動項目放到最尾，因為唔係個個會睇晒成封email。
• 用清晰標題：例如「[取消會議通知] 本週進度更新及待辦事項」。
• 語氣簡潔唔含糊：唔好用「差唔多完成」、「可能會做」呢啲模糊字眼，要講得清清楚楚。
• 避免長篇大論：一封email唔係寫報告，重點先係王道。

Email例子參考
Subject: [Meeting Cancelled] Weekly Updates & Action Items

Dear Team,

As everything is progressing smoothly and we’ve already aligned on key priorities last week, our regular check-in meeting will be cancelled this week.

Please find below the updates and tasks for this week:

Action Items:
- Finalize client proposal — **Chris**
- Review budget estimates — **Jamie**
- Prepare Q4 timeline — **Alex**

Updates:
- Client A confirmed delivery timeline
- Budget approval expected by Friday
- Marketing team will launch campaign next Monday

We'll resume our regular meeting next week at the same time.  
Thanks for staying on track!

Best regards,  
[Your Name]

一封好email，勝過一場冇必要嘅會議
當你尊重同事嘅時間、清楚交代重點、有效分工，團隊自然會更專注、更高效。開會唔係唔得，但唔好為咗「開會而開會」。有時，一封email就可以慳返成個鐘，仲唔使打斷大家做緊嘅嘢。下次想開會之前，不如先問自己：呢個會議真係必要？定係一封email已經搞掂？

文：特雷弗＠ECjobsonline 編輯部